Vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Kurzes Kennenlernen – kostenfrei

Als Basis für gute Zusammenarbeit biete ich Ihnen ein kurzes kostenfreies Treffen an. Vor Ort im Betrieb und im direkten Austausch miteinander können wir am besten den Rahmen dafür abstecken, was – wann – in welchem Umfang zu tun ist. Vielleicht geht es ja darum, im Büro wieder einmal gründlich aufzuräumen und die Ablage auf Vodermann zu bringen? Oder gilt es für bessere Transparenz im ganzen kaufmännischen Bereich zu sorgen? Solche Art von Aufgaben setzen einen verantwortungsvollen Umgang mit internen Informationen, vertraulichen Dokumenten und sensiblen Daten voraus. Ein persönliches Gespräch gibt Ihnen die Gelegenheit, mich kennen zu lernen. Ich freue mich sehr, wenn Sie mir dann Ihr Vertrauen schenken.


» Lassen Sie uns telefonisch oder per Mail abstimmen, wann es gut passt.

In 4 Schritten zur Neu-Organisation Ihres Büros

1 || \ Mit der Situation vertraut machen


Zeichnung: Handschlag zwischen Handwerker + W. Italiaander

Situation erkunden

Den Anfang bildet ein Rundgang mit Ihnen durch die Geschäftsräume. So kann ich mir einen ersten Überblick zu Struktur und Arbeitsweise im Betrieb verschaffen. Abgesehen vom Büro würde ich sehr gerne auch Lager und / oder Werkstatt sehen und mit den Mitarbeitern sprechen. So kann ich mir ein Bild über die Abläufe und Schnittstellen machen. 

2 || \ Ausgangslage analysieren


Ausgangslage analysieren

Durch ein genaues Hinschauen vor Ort und das Hinterfragen der Prozesse kann ich einerseits erkennen, was gut funktioniert – so wie es ist; andererseits hilft das, etwaige "Problemzonen" auszumachen; bzw. zu identifizieren, was man gut  weglassen könnte oder noch zusätzlich braucht.


3 || \ Lösung entwickeln


Zeichnung: W. Italiannder notiert sich eine Lösung

Vorschlag erarbeiten

Im Hinblick darauf, was Sie erreichen wollen und auf Basis dessen, was mir beim Beleuchten der aktuellen Situation aufgefallen ist, entwickle ich einen Vorschlag: Wie ich das Büro unter diesen Rahmenbedingungen neu organisieren   und evtl. auch die Abläufe an den Schnittstellen zum Büro anders modellieren würde. Der Vorschlag umfasst meistens organisatorische Aspekte, damit in Zukunft alles rund läuft und Sie unnötige Wege, Aufgaben und Zeit sparen. Da wo sinnvoll und nötig greift er auch kaufmännische Aspekte auf, um so für mehr Transparenz zur aktuellen Gschäftslage zu sorgen und ggf. auch Ansatzpunkte, um aktiv die Liquidität zu verbessern. In den Vorschlag fließt ein:

4 || \ Bei der Umsetzung begleiten


Zeichnung: Büro, Umzugskartons, Frau die mit anpackt

Umsetzung begleiten

Damit es in der Hektik des Alltags nicht beim Planen bleibt, unterstütze ich Sie auf Wunsch gerne bei der Umsetzung: Ich initiiere etwa Grundsätzliches wie das Aussortieren am Anfang bzw. gehe den Büro-Verantwortlichen dabei zur Hand ... und schaue gelegentlich nochmal nach, ob alles wie gedacht funktioniert oder wo wir vielleicht noch ein bisserl nachjustieren sollten. In komplexeren Situationen macht es evtl. Sinn, sich nicht in einem großen Rutsch, sondern Schritt für Schritt einer richtig guten Lösung zu nähern.


|| \ Leistung:

|| \ Weg:

|| \ Investition:

|| \ Zeit:

Was soll durch die Neu-Strukturierung erreicht werden?

Wo sollte man wesentlich verändern? Wie kann man es angehen?

Was kostet die Einführung der neuen Struktur?

Wieviel Zeit braucht es für Vorbereitung, Einführung und ggf. zum Nachjustieren?


Bewährte Leitplanken für die Organisation

Konsequent aussortieren & für Freiraum auf dem Schreibtisch sorgen

Um ein Ordnungssystem fürs Büro zu schaffen, das dauerhaft Bestand hat, hat es sich bewährt, erst einmal gründlich auszusortieren. Nicht nur in den Schränken, auf dem Schreibisich und im Email-Postfach ... sondern auch beim Büro-Material und den Gerätschaften, die kaum im Einsatz sind. Im Schnitt kann man auf rund ein Viertel verzichten – ohne dass nachher etwas Wesentliches fehlt. Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, welche Unterlagen sie nicht mehr ausgedruckt brauchen, sondern nur in elektronischer Form.

» Weniger in Papierform aufzuheben spart ein Menge Platz.


Systematisch prüfen, ob alles noch passt

Womöglich ist es höchste Zeit, wieder einmal genau hinzuschauen, ob heute noch Bestand hat, was früher einmal so eingerichtet wurde. Während sich in größeren Firmen oft jemand separat um die Organisation und das Kaufmännische kümmert, muss die Büroarbeit in manch kleinerem Handwerksbetrieb vom Inhaber »nebenher« mit erledigt werden. Umso wichtiger ist es, mit passender Struktur und durchdachten Abläufen eine solide Basis dafür zu schaffen, das alles gut funktioniert.

» Ein paar Spielregeln sorgen dafür, dass es auch so bleibt.


Spielregeln vereinbaren, damit es so bleibt

Was Mitarbeiter und vielleicht auch Sie als Chef selbst früher irgendwo auf den Schreibtisch gelegt haben, landet jetzt im Posteingangakorb. In einem Pultordner z.B. sind alle wichtigen Unterlagen für den Tag einsortiert. Bleibt abends etwas übrig, wird es neu terminiert und wegsortiert. Das beugt künftigem Chaos vor. Alles ist da, wo man es braucht, und der Schreibtisch bleibt dauerhaft frei. Ausgebreitet wird immer nur das, was man aktuell zum Arbeiten braucht – mehr nicht.

» Sich morgens an einen freien Schreibtisch zu setzen – ein echt gutes Gefühl!

Logo: 3 Ordner – rot, gelb, blau

Büro-Organisation für Handwerker

Waltraud Italiaander

|| \  Telefon:  + 49 [0] 151.42 36 68 61

|| \  Email:     buero@italiaander.de